75.38 - UI人员的搬家费用报销

A. 一般. 为了招聘到最合适的人才. 作为聘用新雇员的条件，雇主会向新雇员报销实际及合理的搬家费用, 受下列限制. 除了, UI可能, 但是，当当前雇员为了UI的利益和方便而从一个官方站点转移到另一个州内(州内)时，没有义务报销实际和合理的搬迁费用. [ed. 7-07, 2-18, rev. 11-10]

B. 批准、限制和所需资金. 雇员的全部或部分搬家费用可以在符合公司利益的情况下得到报销, 当资金到位时, 在得到总统的书面批准后, 教务长, 副总裁, 或者是院长, 在某些情况下, 在实际搬迁之前，由考试委员会审核. 出差费用报销上限不超过员工基本工资的10%或15美元,000. 如多于一名家庭成员受雇于该协会, 移动报销将只允许一名员工，金额将基于员工与较高的基本工资. 大学每年向审查委员会秘书报告所有搬家费用. (牧师. 11-10, 2-18, ed. 5-18]

C. 确定搬家费用. 本节中使用的搬家费用, 指因搬迁家庭用品而发生的实际合理的费用，也包括差旅费(里程或机票), 食宿), 在某种程度上，它们与家庭用品的运输直接相关. [ed. 7-07, 今年,牧师. 2-18]

D. 界定的家居用品. 家居用品是指家居陈设, 个人的影响, 以及用于维持和享受住宅的正常设备和用品, 包括员工的专业图书馆. (牧师. 2-18]

E. 可获发还款项的项目. 可报销的搬家费用(须提供原始收据)包括. 2-18]

• 一次最多两人的找房之旅(旅行，住宿和州内每日津贴，不超过5天)
• 家庭用品和个人物品的运输(见下文F段的限制)
• 个人财产保险，重置价值不超过100美元的额外保险费，超过搬家公司提供的保险费
• 家居用品存放期限连续不超过30天
• 最多两辆私人车辆的运输(见下文第G段)
• 搬家过程中支付的停车费和过路费
• 员工和最多3名家属在合理的过境期内单程前往工作地点的旅费(住宿和每日津贴), 不超过10个日历日

F. 不包括在报销范围内的项目. 学校不报销露营者的交通费用, 预告片, 船, 雪地摩托, 飞机, 非雇员主要住所的活动房屋, 炸药, 易燃物, 枪支, 弹药, 易腐食品, 建筑材料, 沙子, 动物, 植物, 柴火, 或者其他非家居用品. UI不报销与搬家相关的任何房地产交易所产生的费用, 也不是地毯, 布料, 或其他清洁服务, 拆卸或重新组装物品, 设备服务, 或对结构或项目的改变. 建议员工亲自安排高情感价值物品的搬运, 珠宝, 可转让, 还有收藏品. [ed. 11-10, ed. & 任. 2-18]

G. 运输车辆发还款项. UI可以报销员工以最经济的方式从旧地点到新地点的单程最多两(2)辆私人车辆的费用. 用户和员工应选择以下最经济的交通方式:

G-1. 驾驶车辆. The employee (or dependent) may drive the vehicle(s) and receive reimbursement at the cur任t state mileage rate (no receipt required) for use of privately owned vehicles plus per diem and lodging pursuant to UI travel policy; or (牧师. 今年,牧师. & 任. 2-18]

G-2. 商用车辆运输. 雇员可以雇用一家商业搬家公司来运输车辆，并根据UI的旅行政策获得运输费用加上雇员及其家属的旅行费用的报销. (任. 2-18]

H. 限制. 根据国家考试委员会的政策, 雇员的家庭搬迁必须符合以下距离和时间测试，才有资格报销搬迁费用.

H-1: 距离: 新聘用或调任员工的新工作任务必须使他或她的通勤时间增加至少50英里. 如果雇员开始第一份全职工作，或在失业或兼职工作一段相当长的时间后恢复全职工作, 新的工作地点必须离雇员的旧住所至少50英里.

H-2: 时间: 员工在UI开始工作之日起一(1)年内发生的搬家费用有资格报销. (添加. 2-18]

I. 员工的义务. 领取搬家费用报销的员工，自受聘之日起一年内未履行合同或聘任义务，主动辞职的, 他或她将被要求将收到的搬家费用报销的100%偿还给UI. 获得超过5美元搬家费用报销的个人,雇员如自愿辞职，自受聘日起计超过一年及少于两年，则须偿还逾5元的发还款项,000. 收到搬家费用报销超过10美元的个人,雇员如自愿辞职，自受聘日起计超过两年及少于三年，则须偿还逾10元的发还款项,000. 尽可能地, 这些还款将从员工的最终工资中扣除, 并签署《365体育滚球》. [ed. 7-07,牧师. 11-10, 2-18]

J. 付款程序和方式.

J-1. 发还搬家费用. 在向新员工发送offer letter后，必须向采购服务部发送一份副本. (牧师. 11-10]

i)部门向该员工或潜在员工发出书面录取通知书, 并将副本交给采购服务部. 录取通知书必须包括:(牧师 .. 11-10]

a) the moving expense allowance dollar amount; (牧师. 11-10]

b) the consequences of the employee’s failure to fulfill his/her contract; and [ed. 11-10]

C)披露报销的搬家费用的应税性质.[ed. 今年,牧师. 2-18]

ii)将副本发送给采购服务部. (牧师. 11-10]

iii)采购服务部向新员工发送一封UI欢迎信, 其中确定了几个移动代理并解释了UI的移动程序. 新雇员负责安排他们搬家的一切事宜. (牧师. 11-10, 2-18]

iv)新员工必须提交一份完整的“搬家费用报销表”，并提供足够的会计(原始收据), 在搬迁完成后的60天内，将符合条件的搬迁费用的发票或类似记录寄给他或她的部门联系人报销. 该表格可在应付账款表格页面上获得. (添加. 2-18]

v) UI将通过员工工资单报销员工的符合条件的费用, 与适用的联邦和州的税收和其他要求扣减. (添加. 2-18]

K. 信息. 有关符合条件的搬家费用的问题，请参阅新员工搬家费用页面- http://qr.mypersonalfriends.net/finance/controller/accounts-payable/moving-expenses. [ed. 7-07, 11-10, 2-18]

L. 提供的信. 在录取通知书中应添加以下信息. 11-10]

可报销的搬家费用已获批准，最高可达$________.

允许的搬家费用包括家庭用品的运输, 家庭搬迁, 两辆私人车辆的交通费, 还有一次找房子的旅行. 采购服务(purchasing@mypersonalfriends.net， 208-885-6116)将协助您解决与搬迁有关的问题. [2-18]

家庭迁移进一步受到爱达荷州审查委员会政策的所有规定的约束, 可在州审计长网站上查阅.

2017年的《365滚球官网》从2018年开始取消了将符合条件的搬家费用报销排除在总收入之外的规定. 因此, 所有报销或代表雇员支付的搬家费用将被视为雇员的应纳税所得额. (添加. 2-18]

录取通知书样本可于下列教职员处索取:

• 人力资源(员工职位)
• 教务长和执行副总裁办公室(教员任命)(添加 .. 2-18]

M. 异常. 在特殊情况下，本政策可能需要例外，必须事先获得财务和行政司的书面批准. 请联系采购服务部. (添加. 2-18]

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